Privacy verklaring

Algemene informatie

Het doel van de vereniging THE ENGLISCH DRIVERS GUILD (afgekort als “TEDG”) is gedefinieerd in de Statuten. De TEDG is 6 Januari 1991 opgericht. De TEDG met onderneming nummer BE0443847650 is aangesloten bij de BEVHA. De TEDG omvat liefhebbers voor Engelse wagens en in bijzonder oude wagens. Alles wat in dit Privacy Statement wordt gesteld geldt voor de TEDG.

De TEDG kan niet functioneren zonder persoonsgegevens (hierna te noemen “gegevens”). De TEDG verzamelt, beheert en verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die nodig zijn voor bereiken van het doel van de TEDG. Op de TEDG rust de verplichting om deze persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te behandelen. In dit Privacy Statement is op hoofdlijnen beschreven wat wij daarvoor doen.

Om welke persoonsgegevens gaat het?

De persoonsgegevens die nodig zijn voor het functioneren van de TEDG betreft de gangbare gegevens die u bij aanmelding heeft verstrekt zoals bijvoorbeeld naam, adres, geboortedatum, telefoonnummers en email adressen, gegevens nodig voor betalingen, autogegevens, maar ook bestelgegevens van clubartikelen, correspondentie met u, IP-adressen en media zoals foto en video van evenementen.

Verzamelen van persoonsgegevens

Alle gegevens worden uitsluitend vrijwillig verstrekt door bezoekers van de website, door leden, gasten en bedrijven. Dit kan plaatsvinden via het aanmeldingsformulier voor het lidmaatschap, de inschrijfformulieren voor evenementen, via het algemene contactformulier op de website of in een email of schriftelijk bericht aan het bestuur of de ledenadministrateur of d.m.v. een overeenkomst als het om een bedrijf gaat. De TEDG gebruikt geen persoonsgegevens die zijn verzameld uit andere bronnen en doet derhalve niet aan “profiling” van u.

Op de website zijn verschillende formulieren beschikbaar. De daarin gevraagde gegevens zullen uitsluitend gebruikt worden voor het doel waartoe het formulier dient. Dit doel staat op het formulier vermeld.

Tijdens activiteiten van de TEDG of activiteiten waarin de TEDG participeert worden foto’s en video’s gemaakt. Om het doel van de vereniging te realiseren wordt over deze activiteiten gepubliceerd in media zoals b.v. het verenigingsblad, op de website, onze Facebook-pagina en Youtube. Daarbij worden ook foto’s en video’s gebruikt. Deelnemen aan of aanwezig zijn bij een activiteit betekent dat u instemt met het gebruik van foto’s en video’s voor dit doel.

Bij het van kracht worden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of ook gekend als GDPR) waren al veel gegevens in het bezit van de TEDG . Deze gegevens zijn, onderschreven door de Algemene Ledenvergadering, vrijwillig verstrekt en het doel waarvoor ze worden gebruikt - de activiteiten van de TEDG - is bekend bij de verstrekkers.

Verwerken van gegevens

De TEDG kan de gegevens die door een clublid worden verstrekt gebruiken voor de volgende doeleinden:

Het verzenden van het verenigingsblad DRIVERS NEWS
Het versturen van nieuwsbrieven.
Het innen van de contributie.
Het (incidenteel) versturen van andere berichten of e-mails die betrekking hebben op een individueel lid of kleinere groep van leden.
Het organiseren van evenementen van de TEDG. Tot evenementen worden gerekend ritten, wedstrijden, bijeenkomsten, voorlichtingen, cursussen, opleidingen, beurzen e.d.
Het publiceren in media over activiteiten van de vereniging.
Het genereren van managementinformatie voor de bestuurlijke werkzaamheden van de TEDG.
Het aanleggen en bijhouden van een historisch archief over de TEDG .

Wie met welke gegevens mag werken voor genoemde doeleinden is vastgelegd in een “Register van Verwerking”. Hierin is tevens vastgelegd aan welke voorwaarden moet zijn voldaan en hoe lang de gegevens worden bewaard.

Gegevens verstrekken aan derden

Gegevens die door een verenigingslid aan de TEDG zijn verstrekt zullen nooit aan derden worden doorgegeven. Er zijn echter enkele uitzonderingen op deze regel:

Wanneer er een gerechtelijk bevel is uitgevaardigd om gegevens te verstrekken.
NAW bestanden aan de drukker voor het versturen van het verenigingsblad.
NAW bestanden aan partijen die essentieel zijn voor het kunnen organiseren van evenementen zoals dienstverleners in de horeca, ticketbureaus e.d.
NAW gegevens aan dienstverleners die worden ingeschakeld ter ondersteuning van het de werkzaamheden van het bestuur en door het bestuur aangestelde functionarissen, zoals een bank, een administratiekantoor of een accountant.
Gegevens over voertuigen aan partijen waarmee de TEDG een relatie heeft, zoals b.v. DE BEVHA. In alle gevallen gaat het hier om geanonimiseerde voertuiggegevens, dus ook zonder kentekengegevens.

Er worden nooit meer gegevens verstrekt dan is te rechtvaardigen voor het doel. Indien gegevens worden verstrekt aan derden dan zullen deze gegevens worden verwerkt overeenkomstig de eisen van de AVG, in voorkomend geval na het overeenkomen van een “verwerkingsovereenkomst”. Op die manier kunt u er zeker van zijn dat uw gegevens niet oneigenlijk worden gebruikt.

Bewaren en beveiligen van gegevens

De TEDG beschikt over een ledenadministratie waarin de gegevens van leden zijn vastgelegd. Ook beheert de TEDG een bestand waarin de gegevens van adverteerders zijn vastgelegd. Voorts beheert de TEDG een historisch archief met gegevens over de TEDG, haar activiteiten (b.v. deelnemerslijsten aan ritten en rally’s). Het archief is bedoeld voor het vastleggen van de geschiedenis van de TEDG en van genoemde producten en draagt in belangrijke mate bij aan het doel van de TEDG. In beginsel worden deze gegevens voor onbeperkte tijd bewaard. Naast het bewaren van deze meer permanente gegevensverzamelingen worden ook gegevens tijdelijk bewaard,

Alle gegevens die aan de TEDG zijn verstrekt, worden in een fysiek en digitaal beveiligde omgeving opgeslagen. Deze gegevens worden zowel in digitale vorm als in hardcopy opgeslagen. De gegevens die vanuit de ledenadministratie worden verzameld voor de eerder genoemde doeleinden worden met de grootste zorgvuldigheid gebruikt. Alleen de in het verwerkingsregister genoemde functionarissen hebben toegang tot de gegevens. Deze functionarissen hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

De database van de ledenadministratie is geplaatst op een Europese server en is beveiligd. Als de gegevens digitaal worden verwerkt op ICT-apparatuur (PC’s, tablets) dan is deze met handelsgebruikelijke en up-to-date anti-virus software beveiligd. Gegevens op papier worden eveneens op een veilige manier opgeslagen en gebruikt. De uit de ledenadministratie verstrekte gegevens bevatten vertrouwelijke gegevens en worden vernietigd zodra deze geen waarde meer hebben voor het gebruiksdoel.

Aanpassing, inzage en verwijderen van ledengegevens

Een verenigingslid heeft te allen tijde de mogelijkheid om zelf de verstrekte gegevens te wijzigen via het afgeschermde ledengedeelte van de website of als het lid hiervoor geen mogelijkheid heeft, door middel van het algemene contactformulier op de website of via een schriftelijk of email bericht aan de ledenadministrateur. Op andere wijze doorgegeven wijzigingen (b.v. telefonisch, d.m.v. berichtenapps, via social media) zullen niet worden verwerkt.

Via het algemene contactformulier op de website of een schriftelijk of email verzoek aan de ledenadministrateur heeft een verenigingslid te allen tijde de mogelijkheid de opgeslagen gegevens in te zien of op te vragen. Indien het historische gegevens betreft dan zijn deze uitsluitend met een schriftelijk en met redenen omkleed verzoek in te zien of op te vragen bij de archivaris.

Desgevraagd kan een lid door middel van het algemene contactformulier op de website of via een schriftelijk of email verzoek aan de Secretaris verzoeken om alle gegevens te verwijderen. De TEDG zal dit in een redelijke termijn en naar vermogen doen. Een verzoek tot het verwijderen van alle gegevens betekent dat de vereniging haar taken niet meer kan uitvoeren. Als dit verzoek wordt gedaan na 1 december, dan loopt de contributieverplichting door tot en met 31 december van het daarop volgende jaar. De TEDG garandeert dat de gegevens uit de ledenadministratie en het historische archief worden verwijderd. De vele ledenlijsten en andere overzichten met gegevens die in de loop der tijd zijn gepubliceerd en verspreid, m.n. in hardcopy, vallen buiten de invloedssfeer van de TEDG .

Na beëindiging van het lidmaatschap zullen de gegevens nog twee jaar in de ledenadministratie worden bewaard. Dat is nodig om aan de ALV verantwoording te kunnen afleggen over de ontwikkeling van het ledenbestand en de verantwoording van de contributie-inkomsten. Daarna worden de gegevens overgedragen aan het historisch archief.

Indien de TEDG niet aan uw verzoek tot aanpassing, inzage of verwijdering wenst te voldoen, dan zal de TEDG binnen de genoemde termijn u hierover met redenen omkleed informeren. Dit zal alleen in zeer uitzonderlijke gevallen plaats vinden. Als u tegen het genomen besluit bezwaar wil maken, kunt u zich binnen zes weken na ontvangst van het antwoord van de TEDG wenden tot de Rechtbank met het verzoek TEDG te bevelen alsnog aan het verzoek tot verbetering, aanvulling of verwijdering te voldoen.

Deze website staat onder beheer van de TEDG. De website maakt gebruik van (functionele) cookies.

Datalekken

Bij het opslaan en verwerken van gegevens kan het ondanks de betrachte zorgvuldigheid voorkomen dat gegevens verloren gaan of in handen komen van anderen. Een dergelijk datalek kan niet volledig worden uitgesloten. De wijze van melden van datalekken heeft de TEDG in een protocol vastgelegd. Als een datalek wordt vermoed of vastgesteld zal het bestuur (c.q. de secretaris) direct moeten worden geïnformeerd. Daarbij zal het bestuur direct een onderzoek starten om de impact van het datalek te kunnen bepalen en worden passende maatregelen getroffen om schadelijke gevolgen te beperken. Volgens de richtlijnen van de AVG moet binnen 72 uur zijn vastgesteld of het datalek zodanig ernstig is dat de Autoriteit Persoonsgegevens moet worden geïnformeerd. Indien volgende de richtlijnen van de AVG verplicht zullen de personen waarvan gegevens zijn uitgelekt worden geïnformeerd.

Vragen
Bezoekers van de website en leden kunnen met vragen over ons Privacy Statement terecht bij de TEDG door gebruik te maken met het op deze site beschikbare algemene contactformulier of door de vraag schriftelijke of d.m.v. email aan de Secretaris te stellen.

Wijzigingen

Het Privacy Statement is beschikbaar op de website en kan desgevraagd in hardcopy worden verstrekt aan leden. De TEDG is gerechtigd de inhoud van het Privacy Statement te wijzigen. De wijzigingen zullen in de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering worden voorgelegd aan de leden en na goedkeuring worden gepubliceerd op de website.